Let op: deze aanvraag is uitgezet op basis van detachering.

De Recordsmanager organiseert en verzorgt alle formele aspecten van het recordsmanagement van het ministerie en is hierin de schakel tussen het ministerie en ketenpartners als de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), het Nationaal Archief en andere zorgdragers. In het recordsmanagement ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit diverse (proces)systemen en applicaties, inclusief de voorbereiding van overbrenging en vernietiging van digitale en papieren archieven. Het beheer van de bestaande papieren archieven is uitbesteed aan de Rijksbrede Shared Service Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). Voor de papieren archieven is de Recordsmanager het eerste aanspreekpunt voor het beschikbaarstellen van papieren archieven aan medewerkers en externe onderzoekers in de leeszaal van het ministerie.

Plaats in de organisatie 

Cluster Informatiemanagement (IM) van de Directie Informatievoorziening & Digitale Innovatie (IDI). Wordt hiërarchisch aangestuurd door het Plaatsvervangend clusterhoofd IM. 

Speelruimte 

• Relevante wet- en regelgeving en de binnen BZ vastgestelde procedures vormen het kader voor de werkzaamheden.
• De Recordsmanager wordt beoordeeld op de kwaliteit van het recordsmanagement en de geleverde operationele adviezen.
• De uitvoering van de processen en opstellen van de producten worden aan het eigen inzicht van de Recordsmanager overgelaten

De Recordsmanager verzorgt binnen de geldende kaders het digitale recordsmanagement van het ministerie. Hiertoe voert hij/zij de volgende taken uit: 

Houdt toezicht op het recordsmanagement en op de overdracht en vernietiging van (digitale) archieven:

• Borgt de consistente toepassing van de archiefordeningsstructuur van het ministerie in de recordsmanagementsystemen van de organisatie. 
• Hieronder valt het aanmaken en afsluiten van dossiers, het adviseren van de organisatie bij het inrichten van samenwerkruimtes. 
• Selecteert dossiers binnen de archiefordeningstructuur op basis van de geldende selectielijst en vastgestelde hotspotanalyses
• Maakt digitale archieven gereed voor overbrenging naar het Nationaal Archief conform de hiervoor geldende eisen 
• Bereidt de overbrenging van papieren en digitale archieven voor door middel van het opstellen van Besluiten Beperking Openbaarheid en Verklaringen van Overbrenging.
• Draagt zorg voor het (doen) vernietigen van digitale en papieren archiefbescheiden conform geldende wet- en regelgeving en interne procedures
• Voert controles uit op de kwaliteit van de Informatiehuishouding en rapporteert over de uitkomsten aan het management
• Beheert de leeszaal voor het inzien van papieren archief door medewerkers en externe onderzoekers
• Levert in voorkomende gevallen ondersteuning aan Woo-verzoeken door middel van het verzamelen van relevante informatie uit de recordsmanagementsystemen
• Het verrichten van overige voorkomende werkzaamheden in het recordsmanagement;

Ondersteunt en adviseert het management met betrekking tot recordsmanagement:

• Acteert als eerste aanspreekpunt voor vragen omtrent recordsmanagement
• Adviseert de organisatie en maakt afspraken over de inrichting van het archief
• Adviseert het management van IM over te nemen besluiten als beslisdocumenten, openbaarheidsbeperkende maatregelen en verklaringen van vernietiging of overdracht en de uitvoering van bijbehorende processen