Beschrijving project:

ICTU voert opdrachten uit binnen diverse domeinen, waaronder het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Deze opdracht betreft de projectbeheersing van een 6-tal projecten.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

Projectbeheersing:

Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.

Financieel beheer:

Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.

Inkoop en contractbeheer:

Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.

Projectovereenkomsten en decharge:

Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.

Rapportage en advisering:

Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.

Samenwerking en kennisdeling:

Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Gewenste profiel

Het betreft hier een uitvraag voor een z.g.n ‘bedrijfsvoerings-secretaris’. Deze projectsecretarissen richten zich op financieel administratief support van projecten.

We zoeken een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.