Aanleiding/situatiebeschrijving

ICTU werkt voor de softwareprojecten en ook voor andere projecten al enige jaren met de producten van Atlassian: Jira, Confluence en sinds kort Jira Service Management (JSM). We hosten deze producten vanuit ons eigen datacenter. Atlassian heeft onlangs aangekondigd te gaan stoppen met de "on premise" variant en alleen nog de producten vanuit hun eigen cloud aan te bieden (vanaf medio 2029). Bij ICTU en de partijen waar we mee samenwerken zijn er zo'n 400 gebruikers die soms heel intensief met de Atlassian producten werken. Een eventuele verandering naar (een) nieuw(e) product(en) kan daarom behoorlijk impact hebben. Daarom starten we een project waarin we onderzoeken welke opties we hebben, een besluit nemen wat we gaan doen en vervolgens daarvoor de benodigde aanpassingen, inkoop en eventuele migratie uitvoeren. 

Voor dit project zoeken we een projectleider, tenminste voor de opstart- en onderzoeksfase.

Fasering project

De fasering van het project is als volgt beoogd:

• opstart project
• onderzoeksfase
• besluitvorming (incl. financiële impact) over alternatieven
• plan voor implementatie/migratie
• uitvoering implementatie/migratie
• afronding project

In de opstartfase komt tenminste terug:

• welke stakeholders op welke wijze betrokken worden
• overall aanpak/planning voor het project
• inschatting uren/kosten voor de onderzoeksfase inclusief (samenstelling van het) team
• een afgestemde visie/uitgangspunten op basis waarvan het onderzoek plaatsvindt

in de onderzoeksfase komt tenminste terug:

• behoeften van de verschillende stakeholders
• hoe andere (overheids-)organisaties met de situatie omgaan en of er mogelijkheden/wensen zijn om gezamenlijk op te trekken
• relevante rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van software ontwikkeling, IT beheer en hulpmiddelen die mogelijk van invloed zijn op het vraagstuk
• volgen van eventuele ontwikkelingen bij Atlassian die leiden tot andere oplossingsrichtingen
• eisen, wensen en randvoorwaarden aan een (nieuwe) oplossing
• mogelijke alternatieven, getoetst op de eisen en wensen
• inschatting van de impact van de alternatieven
• mogelijk een beproeving van één of meer alternatieven
• een advies aan het management van ISD, zodanig hierover besluitvorming kan plaatsvinden

Projectleider

De projectleider:

• stelt in de opstartfase het overall plan op inclusief aanpak, governance en begroting
• stelt voor de onderzoeksfase een gedetailleerder plan op
• leidt (na goedkeuring van het plan en vrijmaken van middelen) de onderzoeksfase, leidend tot een advies voor een besluit.
• stelt afhankelijk van het besluit een plan op voor het vervolg (afhankelijk van de gekozen richting kan dit nog verder onderzoek zijn of implementatie/migratie)
• draagt zorg voor een projectdossier en de overdracht van de resultaten

Verwachtingen over inzet/doorlooptijd

De verwachting is dat de opstart- en onderzoeksfase een doorlooptijd van ca. een half jaar heeft. Het is de bedoeling na de zomer van 2026 een besluit te nemen over (eventuele) vervanging, zodat we ruim op tijd zicht hebben op het te volgen vervanging- of migratietraject en de opties die de afnemers van de Atlassian producten daarin hebben.

De verwachte inzet van de projectleider is (gemiddeld) twee tot drie dagen per week.

Omschrijving einde project/programma: 

De opstart- en onderzoeksfase is voltooid als er een besluit is genomen over de te kiezen richting op basis van het onderzoek en daaruit voortvloeiend advies.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma: 

De vervangingsvraag van Jira vindt plaats binnen de bredere doorontwikkeling van Eco2. Het project is zelfstandig, maar zal raakvlakken en afhankelijkheden hebben met de bredere context van het ontwikkelplatform. 

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? 

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn: 

De projectleider:

• stelt in de opstartfase het overall plan op inclusief aanpak, governance en begroting.
• stelt voor de onderzoeksfase een gedetailleerder plan op.
• leidt (na goedkeuring van het plan en vrijmaken van middelen) de onderzoeksfase, leidend tot een advies voor een besluit.
• voert een deel van de benodigde onderzoeken en analyses uit.
• stelt afhankelijk van het besluit een plan op voor het vervolg (afhankelijk van de gekozen richting kan dit nog verder onderzoek zijn of implementatie/migratie).
• draagt zorg voor een projectdossier en de overdracht van de resultaten.