Als bestuursassistent ben je de rechterhand van zowel het bestuur als de raad van toezicht. Jij regelt zaken tot in detail en houdt overzicht, ook wanneer het druk is. Je werkt secuur, gestructureerd, stelt prioriteiten en pakt zelfstandig taken op. Daarmee ondersteun je direct de bestuurlijke processen binnen de organisatie.

Wat ga je doen?

Naast het beheren van complexe agenda’s ondersteun je bij de organisatie en voorbereiding van verschillende soorten vergaderingen. Denk aan het tijdig verspreiden van agenda’s en bijbehorende stukken, het verzorgen van correspondentie en het notuleren tijdens overleggen. Je stelt actie- en besluitenlijsten op en volgt de voortgang hiervan nauwgezet. Het accent binnen de rol ligt op ondersteuning van de raad van toezicht en de bestuurssecretaris.

Verder houd je je bezig met:

• Proactief signaleren van knelpunten en verbeterpunten en adviseren over oplossingen.
• Bewaken van de juiste informatievoorziening richting betrokken interne gremia.
• Op orde houden van het archief van het bestuur en de raad van toezicht.
• Opstellen van documenten voor interne en externe correspondentie.
• Ontvangen van bezoekers en onderhouden van contacten met externe stakeholders.

Met wie werk je samen?

De afdeling bestuursondersteuning adviseert en ondersteunt het bestuur, de raad van toezicht en de organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De afdeling bereidt beleidsnotities voor, reageert op verzoeken en correspondentie namens het bestuur en verzorgt de voorbereiding, organisatie en afhandeling van diverse overlegvormen.

De afdeling bestaat uit onder andere juristen, beleidsadviseurs, functionarissen op het gebied van governance en privacy en meerdere bestuursassistenten. Door het vertrek van een collega is er ruimte ontstaan voor versterking van het team. Je komt terecht in een relatief nieuw team dat werkt aan een stevige basis en openstaat voor nieuwe inzichten en ideeën.

In de eerste periode werk je volledig op kantoor om goed ingewerkt te worden en kennis te maken met de organisatie. In overleg is daarna een thuiswerkdag mogelijk. Je bent flexibel in je werktijden, omdat jouw aanwezigheid gewenst is tijdens vergaderingen van het bestuur en de raad van toezicht.