Let op: Deze opdracht is o.b.v. detachering

Voor het Projectbureau zijn wij op zoek naar een ervaren senior projectsecretaris. 

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten en/of programma’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen; van het voorbereiden van vergaderingen, het inkopen van producten en diensten tot het vastleggen van financiële verplichtingen. Jouw werk raakt alle aspecten van een programma.

Daarnaast ben je een waardevolle sparringpartner voor collega’s. Je bent scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Samen met je collega’s van het projectbureau maak je deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan.

Wat houdt de functie van projectsecretaris verder in:

• Je zorgt voor de adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures.
• Je onderneemt actie indien nodig om de opdracht tijdig te verstrekken. Je bewaakt het projectbudget en werkt daarbij nauw samen met de financiële administratie.
• Ook ben je verantwoordelijk voor het opzetten en actualiseren van de projectarchieven.
• Je controleert de geboekte uren van het projectteam en je ontlast projectleiders door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden. Een knelpunt in bijvoorbeeld de planning of de financiën? Dan ben je de eerste die dit ziet. Het spreekt voor zich dat je ook meteen de oplossing paraat hebt.

Bij het vastleggen en afhandelen van de administratie van projecten volg je uiteraard de regels, zoals de Europese Aanbestedingswet. Ook houd je je aan de interne inkooprichtlijnen en -procedures. Tegelijkertijd laat je je niet beperken door bureaucratie en denk je in kansen en pragmatische oplossingen. Projectleiders kunnen rekenen op jouw eerlijke en goed onderbouwde mening. Zie je dat zij bepaalde registratie- of afhandelingseisen niet nakomen? Dan deins je er niet voor terug aan de bel te trekken.