Project/programme description: 

Het programma Interbestuurlijke Datastrategie (IBDS) kent een meerjarenaanpak met een looptijd tot 2031 en levert een essentiële bijdrage aan de uitvoering van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS). IBDS stimuleert en ondersteunt overheden bij verantwoord datagebruik, samenwerking en innovatie. 

Description end of project/programme: 

Het programma IBDS eindigt in 2031, wanneer alle doelstellingen uit de Nederlandse Digitaliseringsstrategie zijn gerealiseerd en verankerd in beleid en uitvoering. De opdracht betreft het zelfstandig inrichten en uitvoeren van de programmaondersteuning voor het programma Realisatie IBDS. 

What role does the professional have within the project/programme: 

De professional vervult zelfstandig de rol van programmasecretaris voor het ICTU programma IBDS, met verantwoordelijkheid voor het realiseren van specifieke, vooraf overeengekomen resultaten binnen de opdracht. 

What task will the professional perform and what activities are associated with it? 

The activities involved in achieving the mission are: 

• Het bewaken van de planning en de voortgang van het programma, incl. trekker opstellen voortgangsrapportages voor opdrachtgever.
• Agendabeheer voor programmamanagement en liaison naar projectsecretaris opdrachtgever.
• Het opstellen van agenda’s voor en het maken van verslagen van vergaderingen, inclusief overleggen met de opdrachtgever en externe partijen.
• Het organiseren en verbinden van de overleggen met de secretarissen van de deelprojecten.
• Het voorbereiden, mede organiseren en verzorgen van diverse bijeenkomsten, zowel extern (vb. klankbordgroep) als intern (hei- en teamsessies).
• Het onderhouden van contacten met leden van het programmateam, werkgroepen en de klankbordgroepen en externe partijen zoals opdrachtnemers.
• Het documenteren en archiveren van voor het programma relevante documenten.
• Actieve deelname aan de inhoudelijke besprekingen.
• Zorgen voor kennisdeling binnen het team en het actief bijdragen aan het verbeteren van interne processen.
• Onboarding van nieuwe medewerkers 

What concrete results should the professional achieve? Results should be concrete and measurable. 

Welke doorlopende deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht: 

• Actuele programmakalender en planning
• Voorbereiding en vastgelegde bestuurlijke overleggen en opvolging, inclusief het opdrachtgeversoverleg 3-4 keer per jaar
• Voorbereiding van de periodieke voortgangsrapportages Realisatie IBDS
• Geactualiseerd programmabrede documentatiestructuur
• Initiëren periodieke secretarisoverleggen, programmabreed
• Het faciliteren en organiseren van interne en externe evenementen op verzoek van het programmamanagement/opdrachtgever
• Bijdrage conform draaiboek aan de Stelseldag
• Geactualiseerd IBDS-handboek
• Verzamelen van input voor het jaarplan en het ondersteunen bij het proces
• Actualiseren van het CRM-systeem voor het programmamanagement

What end results will the professional be required to deliver at the end of the assignment.  

• Actuele programmabrede planning.
• Bestuurlijke overlegcyclus (planning, agenda’s, besluiten- en actielijsten) ingericht en gedocumenteerd.
• Werkende rapportagecyclus voor voortgangsrapportages Realisatie IBDS, incl. format 
• Geactualiseerde programmabrede documentatie- en archiveringsstructuur
• Georganiseerde interne en externe bijeenkomsten
• Geactualiseerd IBDS-handboek, opgenomen in de programmabrede documentatiestructuur.
• Gestructureerde bundeling van input voor het jaarplan.
• Opschoond en geactualiseerd CRM-systeem voor programmamanagement