Desired profile

Context

ICTU werkt vanuit de missie “Samen werken aan een betere digitale overheid.” De organisatie bestaat uit drie directies – Advies, Projecten en Bedrijfsvoering – die in een matrixstructuur samenwerken om opdrachten te realiseren. De directie Bedrijfsvoering ondersteunt het primaire proces (Advies en Projecten) met financiële, juridische, HR-, ICT- en inkoopexpertise.

Binnen deze directie vervult de Secretaris Bedrijfsvoering een sleutelrol als schakel tussen MT- leden, afdelingshoofden, projectleiders en de financiële keten.

De werkzaamheden raken uiteenlopende domeinen: financiële administratie, begroting en prognose, inkoop, contractmanagement en procesbewaking.

Omdat deze functie in de praktijk sterk overlapt met de werkzaamheden van de secretaris van de directies Advies en Projecten, voert ICTU het komende half jaar een review op de inrichting en uitvoering van deze rollen uit.

Doel is te bepalen:

• welke taken structureel bij de directies thuishoren en welke centraal belegd moeten worden;
• hoe financiële en administratieve ondersteuning het best georganiseerd kan worden;
• hoe de samenwerking tussen Bedrijfsvoering en de primaire directies verder kan worden versterkt.
• Ter waarborging van de continuïteit in financiële sturing en als inhoudelijke partner in de review, wordt tijdelijk een assistent Financial controller ingehuurd.

Doel van de opdracht:

De assistent Financial Controller;

• Gebruikt Power BI voor inzichtelijke financiële rapportages over de organisatieprestaties.
• Hij of zij interpreteert en licht de cijfers toe aan afdelingshoofden en directie ter ondersteuning van hun besluitvorming.
• De controller waarborgt de betrouwbaarheid van deze rapportages door de data te controleren op juistheid, volledigheid en aansluiting met de bronadministraties.
• Levert een bijdrage aan de vaste rapportagemomenten (begroting, T1/T2-prognoses, jaarrekening). Gedurende deze cycli informeert hij/zij proactief afdelingshoofden en directie over de voortgang van kostenuitputting, declarabiliteit en investeringen. Dit actieve inzicht stelt het management in staat tijdig bij te sturen
• Draagt bij aan de review van de functie-inrichting van de secretarissen, met een focus op financiële processen, taakafbakening en informatievoorziening binnen de keten Bedrijfsvoering ↔ Advies ↔ Projecten.

Work

• Beoordelen van de juistheid en volledigheid van openstaande verplichtingen, facturen en transitoria;
• Ondersteunen van de begrotings- en prognosecyclus (T1 en T2), inclusief voorbereiding van gesprekken met afdelingshoofden, directeuren en Control;
• Verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren en monitoren van de meerjareninvesteringsbegroting in nauwe samenwerking met de afdeling Control.;

Bijdragen aan de review door:

• Het in kaart brengen van de verdeling van financiële taken tussen de secretarissen van de drie directies;
• Het signaleren van overlap, hiaten en kansen voor bundeling of standaardisatie;
• Het opstellen van aanbevelingen voor een duurzame, eenduidige rolverdeling en procesinrichting.

Verwachte resultaten

• Financiële continuïteit: tijdige, volledige en betrouwbare managementrapportages;
• Verbeteradvies: korte notitie (2-3 pagina’s) met bevindingen en aanbevelingen m.b.t.: taakverdeling en verantwoordelijkheden binnen de financiële keten; o gewenste rolafbakening secretarissen versus Control en Inkoop;
• benodigde structurele expertise (profiel, formatie, positionering).