Als projectsecretaris binnen het PMO van het MIB ondersteun je de projectleider en het projectteam bij de uitvoering van strategische en complexe projecten. Je richt je op het plannen, coördineren en bewaken van projectactiviteiten binnen het programma MIB, met specifieke aandacht voor bestuurlijke en politiek gevoelige onderwerpen. Je verzorgt de projectadministratie, stelt en bewaakt de planning, bereidt overleggen voor, maakt notulen en stelt rapportages op. Daarbij heb je oog voor de samenhang tussen HRM, ICT en organisatieverandering, en houd je rekening met factoren zoals wet- en regelgeving, innovatie en risicobeheersing.

Over UWV en de programma’s

UWV voert meerdere strategische programma’s uit om de interne bedrijfsvoering en dienstverlening verder te professionaliseren. Binnen deze programma’s zoeken wij ervaren Projectsecretaris die meerdere opdrachten op zich kunnen nemen.

Het gaat om vier specifieke opdrachten waarbij jij een sleutelrol speelt in de aansturing, coördinatie en voortgangsbewaking.

Opdracht 1: Programma Nexus

De huidige externe inzet wordt op initiatief van de kandidaat beëindigd. Wij zoeken vervanging die de werkzaamheden tot en met 31 december 2026 kan voortzetten. Het programma richt zich op strategische verbeteringen binnen UWV en vraagt om een projectmanager die snel kan instappen, de context begrijpt en door kan pakken.

Opdracht 2: Programma Modernisering Interne Bedrijfsvoering (MIB)

Dit programma vervangt het huidige ERP-landschap van UWV en loopt minimaal tot 2028. Het betreft een grootschalig, complex verandertraject met impact op vrijwel alle bedrijfsprocessen. Jij zorgt voor planning, stakeholdermanagement, risicoanalyse en het aansturen van het Programma Office.

Opdracht 3: Project/ART Generieke Voorzieningen (GV)

Onderdeel van Programma E-Werken, gericht op voorzieningen die UWV-breed worden ingezet. Doel: versnelling van ingebruikname én eventuele doorontwikkeling van generieke voorzieningen. De opdracht loopt tot zomer 2026 met kans op verlenging. Je werkt nauw samen met verschillende teams en bewaakt de integrale planning en samenhang.

Opdracht 4: AI Register, Centrum voor Informatiebeveiliging en Privacy (CIP)

Binnenkort start het project Ontwikkelen & Implementeren van AI Register I,B&P. Details volgen nog, maar de looptijd is naar verwachting 9 tot 12 maanden. Jij zet de kaders, begeleidt de implementatie en borgt de aansluiting op bestaande governance- en privacyprocessen.

Doel van de functie:

Als Projectsecretaris ondersteun je het projectmanagement zelfstandig en professioneel. Jij bewaakt planningen, signaleert afwijkingen en organiseert de benodigde ondersteuning, zodat het projectteam optimaal kan presteren. Je creëert overzicht en structuur binnen complexe projecten en zorgt dat alle beheers aspecten goed zijn ingericht.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen en updaten van de projectplanning in afstemming met betrokkenen
• Bewaken van deadlines, signaleren van knelpunten en rappelleren van acties
• Uitvoeren van configuratiebeheer: versiebeheer, documentatie en traceerbaarheid van producten
• Bijhouden van risico- en issuemanagementlogboeken
• Voorbereiden en opstellen van notities, voorleggers, concepten en projectrapportages
• Verzorgen van communicatie via intranet, SharePoint en nieuwsbrieven
• Organiseren en nabewerken van projectbijeenkomsten, zoals stuurgroepen en reviews
• Vastleggen van afspraken en bewaken van de afhandeling
• Kwaliteitsborging van projectproducten conform UPM-normen
• Toezien op privacy-, beveiligings- en integriteitsbeleid binnen het project

Overige competenties:

• Je fungeert als ‘GPS’ binnen projecten: richtinggevend, verbindend en resultaatgericht
• Je beweegt je tactisch binnen een complexe projectomgeving
• Je helpt projecten stuurbaar en beheersbaar te maken
• Je toont eigenaarschap, geeft prioriteit aan kwaliteit en bent stressbestendig