Het Programma XENA is opgezet om het huidige zaaksysteem en DMS (Verseon) te vervangen door een toekomstbestendig platform dat aansluit op de Common Ground-architectuur en de gemeentelijke vijf-lagenstrategie. Het programma bestaat uit meerdere deelprojecten, waaronder de inrichting van de technische infrastructuur (hybride cloud), migratie van ZGW- en niet-ZGW-dossiers, integratie met vakapplicaties, migratie van archief en natuurlijk verandermanagement. 

Het programma raakt vrijwel alle organisatieonderdelen: van de griffie en het bestuur tot beleidsafdelingen en dienstverlening aan de burger. De implementatie heeft grote impact op processen, werkwijzen en het dagelijks gebruik van informatievoorziening. Daarom is verandermanagement een cruciaal onderdeel voor een succesvolle overgang.

Doel van de rol

De projectleider verandermanagement zorgt ervoor dat de overgang van Verseon naar het nieuwe XENA-platform niet alleen technisch slaagt, maar ook gedragen wordt door medewerkers en bestuur. De rol richt zich op het begeleiden van organisatieverandering, communicatie, opleidingen en adoptie, zodat het nieuwe werken in de praktijk wordt omarmd en duurzaam geborgd.

Verantwoordelijkheden

Opstellen en uitvoeren van een verander- en adoptieplan, inclusief communicatie, trainingen en opleidingstrajecten.

Coördineren en laten ontwikkelen van opleidingen voor:

Eindgebruikers – basis- en verdiepingsmodules gericht op dagelijks gebruik van het zaaksysteem/DMS en nieuwe werkprocessen

Functioneel beheerders – opleiding in beheerprocessen, configuratie, testen, incident- en wijzigingsbeheer

Technisch beheerders – opleiding in onderliggende architectuur, cloud-omgeving, monitoring en security

Inbedden van kennisoverdracht zodat de organisatie duurzaam zelfstandig kan beheren

Stakeholdermanagement: actief betrekken van management, keyusers, beheerders, bestuur, gebruikers en andere betrokkenen

Signaleren van weerstand, zorgen voor tijdige interventies en het creëren van draagvlak

Coördineren van communicatie-uitingen (nieuwsbrieven, intranet, presentaties, demo’s)

Organiseren van trainingen, werksessies en gebruikersoverleggen

Monitoren van adoptie en gebruik, en bijsturen waar nodig

Samenwerken met projectleiders in het programma om de impact op de organisatie te vertalen naar concrete acties

Rapporteren aan de programmamanager en bijdragen aan stuurgroepoverleggen