Als resultaat van het Europese aanbestedingstraject Applicatiediensten heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken raamovereenkomsten (ROK’s) met verschillende leveranciers afgesloten voor applicatieontwikkeling en -beheer op het gebied van standaard platformen (Mendix, Liferay, UiPath) en Microsoft-technologie (Dynamics, Sharepoint, .NET).

Nu is de tijd aangebroken voor de fase van behoeftestelling, waarin geselecteerde leveranciers gevraagd wordt om offertes op te stellen voor het beheer en de (door)ontwikkeling van verschillende applicaties. Dit moet uiteindelijk leiden tot het afsluiten van verschillende nadere overeenkomsten (NOK’s) die vallen onder eerdergenoemde ROK’s.

De NOK’s moeten gefaseerd in werking treden. De eerste NOK’s per januari 2026 en de laatste rond juni 2026. Voor dit traject is derhalve strakke sturing op tijd en deliverables nodig.

Projectleider voor het coördineren van het proces van behoeftestelling (via een offerteaanvraag) t/m goedkeuring van offertes en het realiseren van zes NOK’s onder de nieuwe ROK’s.De geselecteerde leveranciers zijn grotendeels dezelfde leveranciers als in de huidige dienstverlening. Alleen in het perceel voor Microsoft-technologie heeft één verandering plaatsgevonden.De projectleider die de aanbesteding heeft gedaan, heeft een overall plan en planning opgeleverd waarlangs de nieuwe NOK’s moeten worden gerealiseerd. De te coördineren activiteiten per NOK zijn globaal:

• Opstellen behoeftestelling en offerteaanvraag
• Versturen aanvraag naar leverancier
• Vragenronde met leverancier
• Afronden offerteaanvraag en definitieve aanvraag naar leverancier
• Goedkeuringsproces offertes
• Gereedmaken contracten
• Akkoord behoeftesteller
• Ondertekenproces
• Transitieproces oud naar nieuw

De taken zijn met name:

• Creëren van een overall projectplan en gedetailleerde planning per NOK op basis van de reeds aanwezige overall planning;
• Organisatie en communicatie binnen het project;
• Zorgen dat de juiste rollen tijdig de juiste stappen uitvoeren en resultaten opleveren;
• Voor één NOK het begeleiden van de transitie van latende leverancier naar nieuwe leverancier;
• Zorgdragen dat de projectadministratie op orde is;
• Tussentijdse rapportages aan de opdrachtgever;
• Overdracht aan lijnorganisatie.