De ministeries EZ, KGG en LVVN hebben de ambitie om de komende jaren hun informatie 'volledig', 'betrouwbaar' en 'duurzaam toegankelijk' te krijgen en te houden. Onderdeel daarvan is het vergroten van de grip op informatie en het vereenvoudigen van het veiligstellen van informatie in Opentext xECM platform, (DMS van onze departementen) vanuit de samenwerkomgeving van MS Teams.

Er is een duidelijke behoefte om archivering te automatiseren en onderdeel te maken van het reguliere werkproces, zodat informatie direct en correct wordt vastgelegd, zonder extra handmatige handelingen van medewerkers. Op basis van een eerder uitgevoerd vooronderzoek is vastgesteld dat een technische integratie tussen MS Teams en xECM/SIRIS mogelijk is.

Deze opdracht is erop gericht om in de vorm van een technische haalbaarheidsstudie en een proof of value te bepalen of zo'n integratie voldoende technisch haalbaar en functioneel waardevol is. Daarnaast dient de architect expliciet te verkennen hoe deze integratie als blauwdruk kan dienen voor toekomstige koppelingen van MS Teams met andere DMS-/ECM-systemen binnen het concern.

De werkzaamheden bestaan uit:

1) Het uitvoeren van een technische haalbaarheidsstudie: verdiepen in beschikbare API's, verkennen van integratiepatronen, opzetten van een eenvoudige werkende proefopstelling.

2) Het realiseren van een proof of value: een beperkte, werkende use case (bijv. het archiveren van een documenttype uit Teams naar SIRIS).

3) Het opstellen van een adviesrapport met aanbevelingen voor herbruikbaarheid, generieke toepasbaarheid, benodigde inspanning en vervolgstappen.