Over de werkzaamheden

Jouw rol binnen (een van) deze projecten kan het beste als volgt worden samengevat:

• Het afstemmen met het projectmanagement over de voortgang van de afgesproken werkzaamheden.
• Ondersteunt het projectmanagement bij het opstellen en het updaten van de planning en schakelt met de relevante betrokkenen.
• Bewaakt de planning van de projectactiviteiten en signaleert bijzonderheden aan projectmanagement en rappelleert de projectleden.
• De projectsecretaris voert het configuratiebeheer uit van alle producten die door het project worden opgeleverd en signaleert welke producten moeten worden opgeleverd.
• Signaleert, legt vast en bewaakt de acties met betrekking tot risico- en issuemanagement.
• Zet het raamwerk op voor notities, voorleggers en concepten, filtert gegevens uit informatiebronnen, verzamelt en verwerkt de gegevens en redigeert deze.
• Signaleert en bespreekt bijzonderheden met projectmanagement die zich afspelen in de projectomgeving o.a. op het gebied van kwaliteit-, risico-, issue-, en configuratiemanagement.
• Concipieert in overleg met het projectmanagement de projectrapportages.
• Formaliseert en legt de inzet vast van menskracht op het project.
• Draagt zorg voor het bijhouden van de projectdocumentatie en versiebeheer en stelt het projectdossier op.
• Opstellen en beheren van communicatiemiddelen waar onder intranet, sharepoint en nieuwsbrief.
• Voorbereiden en nabewerken van projectgerelateerde bijeenkomsten zoals stuurgroep, kickoff, projectteamoverleg, review-, risico-, en leerpuntensessies.
• Legt gemaakte afspraken vast en bewaakt deze.
• Bewaakt de kwaliteitsbeoordeling van de management- en specialistische producten, zorgt ervoor dat procedures en afspraken worden gevolgd en dat de producten zijn beoordeeld door de juiste personen.

Over de projecten

• Project I betreft een technische platform migratie van hun belangrijkste uitkeringssystemen, hiervoor is enige affiniteit met IT/IV wel een vereiste.
• Project II is een rol in een groter geheel, te weten een programma in het kader van hun nieuwe dienstverleningsconcept (een drempelloze klantbeleving organiseren). Hieraan verbonden is een PMO (office), deze office bevindt zich in een opstart fase en zal ook bemenst worden door interne Projectsecretarissen waarmee samengewerkt gaat worden.
• Project III is een rol binnen de divisie Gegevensdiensten waarin gewerkt wordt aan verbetering/vervanging van de Persoons Administratie en Operationele Data Store; beide systemen zijn belangrijk voor verschillende andere ketens en systemen binnen de organisatie. Het betreft hier de vervanging van een huidige (externe) Projectsecretaris.

Praktische details

De rol kan voor 4 of 5 dagen ingevuld worden. Men werkt maximaal 2 dagen vanuit Amsterdam, maar doorgaans 1 dag en de rest vanuit huis. Er zijn vaste dagen voor meetings ingepland en ICT-apparatuur wordt geleverd vanuit de organisatie. We zoeken iemand voor minimaal een half jaar met een optie tot verlenging tot maximaal twee jaar. Starten kan in februari of maart 2023.