Beschrijving project:

ICTU voert opdrachten uit binnen diverse domeinen, waaronder het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Deze opdracht betreft de projectbeheersing van een 6-tal projecten.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

Projectbeheersing:

Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.

Financieel beheer:

Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.

Inkoop en contractbeheer:

Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.

Projectovereenkomsten en decharge:

Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.

Rapportage en advisering:

Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.

Samenwerking en kennisdeling:

Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn. 

De volgende deelresultaten (D) dienen opgeleverd te worden:

• De begroting is opgesteld (D1)
• De projectstructuur en administratie is ingericht (D2) 
• Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond (D3) 
• De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage (D4) 
• Het projectarchief is ingericht (D5) 
• De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd (D6). 

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.

We beschouwen de opdracht als voltooid wanneer voor de projecten uit het projectportfolio de volgende resultaten (E) opgeleverd zijn: 

• De projectstructuur en administratie zijn afgerond (E1) 
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen (E2) 
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden (E3) 

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld? 

Beoordeling vindt per project per projectfase plaats.

Initiatiefase

• D1 De begroting is opgesteld (als onderdeel offerte)
• D2 De projectstructuur en administratie is ingericht
• D3 Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond

Realisatiefase

• D4 De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage (
• D5 Een ingericht projectarchief
• D6 De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd

Na beëindiging

• E1 Een afgeronde projectadministratie
• E2 Een in beheer overgedragen projectarchief
• E3 De (financiële) decharge is afgerond

Gewenste profiel

Het betreft hier een uitvraag voor een zogenaamde ‘bedrijfsvoerings-secretaris’. Deze projectsecretarissen richten zich op financieel administratief support van projecten.

We zoeken een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.