ICTU is een dynamische projectorganisatie die al ruim 20 jaar werkt aan een betere digitale overheid. Vanuit Den Haag voeren we uiteenlopende opdrachten uit voor ministeries, uitvoeringsorganisaties en samenwerkingsverbanden binnen de overheid. Binnen ICTU ondersteunen we deze projecten met een sterke interne dienstverlening.

De afdeling Project- en Managementondersteuning (PMO) levert daarbij ondersteuning in de vorm van projectondersteuners en projectsecretarissen.

• Projectondersteuners richten zich vooral op planning, overleggen en documentbeheer.
• Projectsecretarissen zijn verantwoordelijk voor het financieel-administratief beheer, de contractbewaking en de rapportages binnen projecten.

Doel van de opdracht

We zoeken een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Werkzaamheden

Als projectsecretaris draag je zorg voor de financiële en administratieve beheersing van meerdere projecten. Je werkt nauw samen met projectleiders, controllers, inkoopadviseurs en de financiële administratie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Projectbeheersing: Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams; bijdragen aan procesverbeteringen binnen de afdeling PMO.

Je kunt als projectsecretaris ook eventueel ingezet worden voor het Projectbureau, een klein team van ervaren projectsecretarissen dat centrale diensten levert aan de organisatie.

Zo verloopt het versturen van projectovereenkomsten centraal via het projectbureau. Daarbij zorgt het projectbureau voor centrale opslag van alle projectovereenkomsten. Verder heeft het projectbureau een vraagbaakfunctie.

Naast deze centrale diensten zorgt het projectbureau voor ondersteuning van projecten in de offertefase. En als er bij gunning van de opdracht nog geen projectsecretaris beschikbaar is, faciliteert het projectbureau ook de startfase. Denk aan het opstellen van de projectovereenkomst en het opstarten van inkooptrajecten.

Voor kleinschalige projecten verzorgt het projectbureau bovendien projectsupport in de uitvoeringsfase. Een projectsecretaris projectbureau heeft hierdoor in de regel meerdere (kleine) projecten onder zijn/haar hoede en draag voor al deze projecten verantwoordelijkheid voor adequate projectbeheersing. 

AANSCHERPING SCOPE

Binnen scope

Deze uitvraag richt zich op de rol projectsecretaris in perceel 3:

Het betreft hier een ‘bedrijfsvoerings-secretaris’. Deze projectsecretarissen richten zich op financieel administratief support van projecten. Deze projectsecretaris combineert denkkracht m.b.t. (project)financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel aanpakken – doorgaans voor meerdere projecten tegelijkertijd. Projectsecretarissen vervullen hierbij een brugfunctie tussen bedrijfsvoering en de business en tussen inhoud en proces.

Buiten scope

Deze uitvraag richt zich NIET op de rol projectsecretaris in perceel 2:

Het betreft hier een ‘inhoudelijk secretaris’. Deze secretaris vervult doorgaans de rol van ‘rechterhand’ van de projectleider en mogelijk plaatsvervangend projectleider. Deze secretaris richt zich bijvoorbeeld op het plannen en voorbereiden van stuurgroep vergaderingen; het bewaken van bestuurlijke besluitvorming en rapporteren over voortgang, risico’s en acties; en het inhoudelijk uitwerken van projectplannen.

Deze uitvraag richt zich NIET op de rol projectondersteuner (buiten scope inICTU3).

Projectondersteuners richten zich voornamelijk op secretariële ondersteuning, zoals agendabeheer en het bijhouden actielijsten.