De aanleiding

Het afgelopen halfjaar is intensief gewerkt aan een herstructurering van het aansturingsmodel binnen de operatie van een organisatie met meerdere publiekslocaties. Het organisatieontwerp staat en de adviesaanvraag wordt over enkele weken ingediend. Daarmee wordt de ontwerpfase afgerond en start na de zomer de implementatiefase.

Deze implementatiefase vindt plaats in een complexe omgeving met sterke onderlinge afhankelijkheden tussen de operatie en vrijwel alle hoofdkantoorafdelingen. Juist die verwevenheid vraagt om strakkere regie, duidelijke verantwoordelijkheden en een governance die volledig is ingericht op uitvoering en samenhang. Daarom wordt voor deze fase een externe programmamanager gezocht die de implementatie integraal gaat leiden.

De focus van deze tijdelijke rol ligt nadrukkelijk op implementatie en realisatie van het reeds ontworpen organisatiemodel, niet op analyse of ontwerp.

Waarom een programmamanager:

Waar de afgelopen periode draaide om analyse, ontwerp en advisering, ligt de nadruk nu op realisatie, besluitvorming en executiekracht. Zonder centrale regie op programmaniveau ontstaat het risico op versnippering tussen werkstromen, vertraging in besluitvorming en onvoldoende samenhang in de uitvoering.

Deze fase vraagt specifiek om:

• Sterke regie op integraliteit, voortgang en resultaat, over meerdere werkstromen en organisatieonderdelen heen
• Eenduidige aansturing en prioritering, inclusief sturing op capaciteit en het adresseren van knelpunten in resources
• Intensief stakeholdermanagement gericht op alignment, besluitvorming en draagvlak op directie-, MT- en operationeel niveau
• Strakke programmasturing op planning, budget en deliverables
• Actieve sturing op risico's en afhankelijkheden
• Aantoonbare ervaring met het operationaliseren van grootschalige transformaties

De programmamanager is hierin de integraal verantwoordelijke regisseur van de implementatie, met mandaat om voortgang te realiseren en knelpunten te adresseren.

Rol en verantwoordelijkheden:

• Optimaliseert de bestaande governance (stuurgroep met meerdere werkstromen) en borgt effectieve besluitvorming en escalatielijnen
• Stuurt actief op voortgang, planning, budget en resultaten, en bewaakt de samenhang tussen werkstromen
• Is verantwoordelijk voor stakeholdermanagement op alle niveaus (directie, operatie, staf)
• Borgt besluitvorming op PMO- en directieniveau door besluitstukken voor te bereiden en keuzemogelijkheden en consequenties expliciet te maken
• Zorgt voor heldere, consistente informatievoorziening en rapportages
• Identificeert en mitigeert risico's en afhankelijkheden
• Ondersteunt de werkstroomleads (o.a. HR, implementatie en compliance) bij het realiseren van hun doelstellingen en zorgt dat zij tijdig beschikken over besluitvorming, capaciteit, middelen en managementaandacht
• Monitort de voortgang per werkstroom en stuurt proactief bij op planning, risico's, issues en afhankelijkheden
• Versterkt de samenwerking tussen werkstroomleads en bevordert kennisdeling, afstemming en gezamenlijke probleemoplossing