Advies en ondersteuning/ontzorgen

• Je beheert de complexe agenda van Raad van Bestuur, Raad van toezicht en de secretaris Raad van bestuur.
• Je verzamelt pro actief documenten bijbehorend bij de agenda.
• Je signaleert pro actief mogelijke knelpunten en verbeterpunten en adviseert over aanpak- en oplossingsmogelijkheden
• Je bewaakt een adequate informatievoorziening aan de centrale medezeggenschap en houdt overzicht over de contacten met de centrale medezeggenschap.
• Je draagt zorg voor de organisatie en voorbereiding van vergaderingen en (werk)overleggen van de Raad van Bestuur, overleggen van het directie team, commissies, stuurgroepen en (commissies) van de Raad van Toezicht. Hierbij zorg je ervoor dat de agenda en bijbehorende vergaderstukken tijdig verspreid worden, je notuleert tijdens het overleg en stelt de actie en besluitenlijst op. Daarnaast monitor je of gemaakte afspraken uitgevoerd zijn.
• Je stelt zelfstandig documenten op voor in- en externe correspondentie.
• Je bereidt en voert werkoverleggen met Raad van Bestuur en Secretaris Raad van Bestuur voor.
• Je handelt zelfstandig de mailboxen van leden Raad van Bestuur af.

Informatievoorziening en uitvoering

• Verzamelt, analyseert, coördineert en verwerkt gegevens tot rapportages en/of (beleids)voorstellen ter voorbereiding op vergaderingen.
• Je verricht representatieve taken zoals het ontvangen van bezoekers en het onderhouden van interne en externe contacten. Als ook doen van bestellingen voor bloemen en catering.
• Je draagt zorg voor het onderhoud van het archief van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht (incl. documentenregistratie).
• Je draagt zorg voor het actueel houden van de informatie over de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht op de website en het intranet.
• Je plant (werk)overleggen met directeuren/managers en medewerkers van het bureau bestuursondersteuning en externen in.
• Je voert administratief ondersteunende taken uit in personeelssystemen -en registratiesystemen (AFAS en SDB).
• Je organiseert werkbezoeken in de organisatie voor leden van Raad van Bestuur/Raad van Toezicht.
• Je beheert de mailbox Secretariaat Raad van Bestuur.
• Je werkt volgens en onderhoudt het handboek secretariaat RvB, RvT, Erfgoed en SIAC.

Beleidsontwikkeling

• Je draagt bij aan de ontwikkeling van beleid op het vakgebied binnen de organisatie, waarbij je rekening houdt met relevante interne en externe ontwikkelingen.
• Je stelt (beleids) voorstellen op en zorgt voor de implementatie van nieuw tactisch beleid.