We zoeken een managementassistent ter ondersteuning van de manager grondbedrijf en de ontwikkelmanager van Stadsontwikkeling;

• Beheert de complexe agenda; veel afspraken met meerdere externe partijen, denk aan BV’s Meerstad, Suikerzijde en Stadshavens, maar ook projectontwikkelaars, architectenbureaus, en allerhande initiatiefnemers voor ruimtelijke projecten;
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor in- en externe bezoekers/belanghebbenden en instanties en verwijst zo nodig door; daarbij ben je ook eerste aanspreekpunt voor het klantcontactcentrum;
• Bereidt zo nodig overleggen voor, notuleert, houdt de afsprakenlijst bij en bewaakt de voortgang en afdoening van actiepunten;
• Maakt orders/verplichtingen en opdrachtbrieven voor eenvoudige leveringen en diensten en je checkt de budgetten en leveranciersgegevens; Voor de manager grondbedrijf loopt ook een brieven/overeenkomsten werkstroom, dit kan worden opgepakt samen met een andere secretaresse;
• Voor de ontwikkelmanager werk je samen met zijn secretaris;
• Kortdurende vervanging van de andere secretaresses binnen het secretariaat van Ruimtelijke Ontwikkeling en Uitvoering kan voorkomen.

Daarnaast, ter aanvulling op bovenstaande werkzaamheden, lijkt het je een uitdaging om: 

• de managementassistent van de afdeling Stadsingenieurs te begeleiden en te coachen;
• zorg te dragen voor het op peil brengen van de brede administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdeling SI. Het leveren van een bijdrage aan de doorontwikkeling van de afdeling kan hier ook toe behoren.

Plek in de organisatie

De managementassistent maakt onderdeel uit van een klein team met 3 andere secretaresses, die de teamleiders van de teams Projectmanagement, Projectbeheersing-en Ondersteuning, Vastgoed- en Grondontwikkeling, Planadvies en Ruimtelijk Ontwerp ondersteunen. Je valt onder de directie Stadsontwikkeling, bestaande uit Beleid en Ontwerp en Ruimtelijke Ontwikkeling en Uitvoering, met in totaal 650 medewerkers.

Je maakt tevens onderdeel uit van het team Directievoering en Specialisten van de afdeling Stadsingenieurs. Stadsingenieurs richt zich op de voorbereiding, aanbesteding, directievoering en projectleiding van projecten in de openbare ruimte van de gemeente.