Afgelopen jaren heeft het project Max gelopen, waarbij een greenfield transitie gerealiseerd is van het SAP ECC landschap naar het SAP S/4 platform. Als vervolg op deze implementatie is een uitbreiding voorzien voor de ondersteuning van het Project Governance proces.

Op dit moment ontbreekt binnen het bedrijf een adequate applicatie voor het ondersteunen van het Project Governance proces. De volgende issues spelen:​

• centrale ontsluiting van project informatie ontbreekt,
• het op orde houden van de projectadministratie is een zeer arbeidsintensief en foutgevoelig,
• formulieren voor Gate Passages en Change zijn handmatige Word Templates en
• handmatige Projectenboard agenda en verslaglegging.​

Daarnaast zijn er verbeteringen nodig in de ondersteuning van Project Governance, zoals

• het ondersteunen van projecten die in de projecten board moeten worden behandeld,
• de aankondiging van nieuwe projecten bij de disciplines (Expertise Schermen),
• het ondersteunen van het resource aanvraag en allocatie proces en
• het ondersteunen van strategische partnerschappen en langjarige samenwerkingen met vaste partners over verschillende projecten heen.                         

Met de nieuw te realiseren Projecten Applicatie lossen we deze problemen stapsgewijs op. We gaan zowel project governance informatie op 1 plek ontsluiten, alsmede het project governance proces verbeteren en automatiseren.

Met de eindoplossing wordt bereikt:

• geautomatiseerde ondersteuning van het project governance proces
• centraal overzicht van projecten
• gestandaardiseerd resource aanvraag en allocatieproces
• inzicht in portfolio planning informatie voortkomend uit het proces
• inzicht in project life-cycle informatie voortkomend uit het proces

Voor de realisatie van bovenstaande oplossing is gekozen om gebruik te maken van de SAP Enterprise Portfolio and Project Management (EPPM) oplossing als aanvulling op de huidige S/4 scope.