Let op: deze aanvraag is uitgezet op basis van detachering.

De Adviseur archiefbeheer adviseert over de inrichting van het archiefbeheer van het ministerie en het identificeren en oplossen van vraagstukken in de archivering.

Hiertoe voert hij/zij de volgende taken uit:

Advisering:

• Identificeert proactief knelpunten in het BZ-brede archiefbeheer en adviseert het lijnmanagement en CIO over het oplossen van deze knelpunten. Stelt hiertoe adviesrapporten op en begeleidt besluitvorming ten aanzien van het advies
• Adviseert het lijnmanagement van directies en posten over vraagstukken van het archiefbeheer of het oplossen van knelpunten daarbinnen. Hieronder valt ook de advisering over de archiefondersteuning in geval van bijzondere gebeurtenissen, zoals een EU-voorzitterschap of crisissen. Hiertoe stelt de adviseur adviesrapporten op en begeleidt besluitvorming ten aanzien van het advies
• Adviseert het lijnmanagement en CIO over de impact van rijksbrede veranderingen in het archiefbeleid en acteert als vertegenwoordiger van BZ in interdepartementale bijeenkomsten over veranderingen in het archiefbeleid. De adviseur weet hierin de belangen van BZ goed te behartigen en helder uit te dragen
• Adviseert het lijnmanagement en dienstonderdelen over de wijze van archivering van informatie in processystemen. Dit omvat ook advies over benodigde maatregelen om de beschikbaarheid van informatie gedurende de minimale bewaartermijn te borgen
• Adviseert proactief over mogelijkheden de archivering van het ministerie te moderniseren door inzet van digitale middelen of de integratie van informatiesystemen om de belasting voor beleids- en stafmedewerkers en beheerlast voor de eigen afdeling te minimaliseren;

Archiefbeheer:

• Stelt selectielijsten op voor de selectie van digitale archieven die onder de verantwoordelijkheid van de minister vallen en adviseert over belangentegenstellingen of knelpunten die hierbij kunnen ontstaan
• Bereidt formele afstemming en besluitvorming voor over de selectielijst met proceseigenaren in de organisatie, het Nationaal Archief en het Strategisch Informatieoverleg tussen de CIO en de Algemeen Rijksarchivaris
• Stelt op basis van eigen inzicht een longlist op van gebeurtenissen binnen de BZ beleidsterreinen met bijzondere impact in de samenleving en voert op basis hiervan periodiek een hotspotmonitor uit met vertegenwoordigers uit het primair proces en het Nationaal Archief
• Ontwikkelt en onderhoudt producten voor de organisatie van het archiefbeheer, waaronder de Beheersregeling Informatiemanagement BZ, de procedurele kaders in het recordsmanagement (Handboek Recordsmanagement) en het Vervangingsbesluit. Organiseert besluitvorming rond deze instrumenten door CIO of lijnmanagement en ziet waar nodig toe op de publicatie in de Staatscourant
• Draagt bij aan ontwikkeling, beheer en implementatie van het kwaliteitssysteem informatiemanagement;

Implementatie:

• Draagt als projectleider verantwoordelijkheid voor de implementatie van maatregelen of producten op basis van uitgebracht advies of producten voor het archiefbeheer. Stelt hiervoor een plan van aanpak op en stuurt projectleden aan in de uitvoering hiervan. Stelt voortgangs- en eindrapportages op en doet op basis hiervan voorstellen van beslispunten aan de opdrachtgever, waarbij de adviseur de voor- en nadelen daarvan duidt
• Participeert als projectlid in rijksbreed verband in projecten over de vernieuwing van voorzieningen en producten in het archiefbeheer
• Levert inhoudelijke bijdragen aan de betreffende voorzieningen of producten en de rijksbrede of departementale implementatie daarvan.
• De Adviseur Archiefbeheer wordt beoordeeld op de kwaliteit van de inhoudelijke voorbereiding, advies(deel)producten en adviezen, de kwaliteit en ondersteuning van de besluitvorming en acceptatie van adviezen door opdrachtgevers.
• De uitvoering en implementatie van producten en processen wordt aan het eigen inzicht van de Adviseur Archiefbeheer overgelaten.